聚會的準(zhǔn)備工作

聚會的成功在于它能使參加聚會的人的目的或愿望得到較好地實現(xiàn)。因

此,在聚會之前,主辦方和主持人要事先做好準(zhǔn)備和演練。有了充分的準(zhǔn)備

工作,才不至于臨場時出現(xiàn)尷尬局面。

要先明確聚會的目的和任務(wù)。任何一項工作都有一個目的的問題,什么

樣的目的,決定了什么樣的內(nèi)容和形式。明確聚會的目的,這是組織者首先

要明確的問題,另外,組織者還要明確每個參與者的任務(wù)和角色。這兩點是

組織好聚會活動的基礎(chǔ)。

作為聚會的主持人,只有對人們參加聚會的目的以及使他們聚到一起的

原因了解透徹了,會議就會越有效,越成功。在做會議開場白的時候,主持

人可以說幾句能引起會議參與者的注意和興趣的話。這一點需要主持人親自

參與,事先弄清楚聚會參與者是來自什么單位,是企業(yè)還是機關(guān),是學(xué)校還

是廠礦,是領(lǐng)導(dǎo)干部還是研究人員。根據(jù)不同情況,認(rèn)真準(zhǔn)備材料,才能使

聽眾能夠接受自己在聚會上的講話。

組織者要想讓會議圓滿成功,就得讓主持人在演說中得到充分的發(fā)揮

事先按照講話內(nèi)容寫一份講話大綱,在寫演說詞時,一定要把握住演講的要

領(lǐng),演說詞要有思想,有說服力度,字句要經(jīng)過反復(fù)錘煉、考慮,斟詞酌句

最好在紙上或者資料索引卡片上事先寫下主持人要演說內(nèi)容的提綱,確定主

持人應(yīng)該講些什么內(nèi)容,每一部分應(yīng)該安排多長時間。讓主持人對自己的發(fā)

言做到心中有數(shù)在主持之前,主持人應(yīng)該寫下幾個能夠概括主持內(nèi)容的詞語,用這些

詞語在聚會中提醒自己并把握自己將要討論的話題。確定好綱要中的關(guān)鍵

詞語之后,再根據(jù)關(guān)鍵問題準(zhǔn)備要說的話。在這些關(guān)鍵問題之中,可以分

出一定主次,以便在必要時,找出一些可以刪減的部分。在實際開會時

常常會有意料外的事情發(fā)生,往往耽誤了時間。這樣,有一些可以刪去的

內(nèi)容,能夠使主持人在缺少時間時擺脫困境。準(zhǔn)備要說的話時,先用表記

下所需的時間。

如果使用索引卡片,一定要給它們編號。這樣當(dāng)主持人丟失某張卡片而不

得不重新準(zhǔn)備時,就可以只準(zhǔn)備丟失的那部分。而且也不至于在講話中因不

知道說到何處而亂找卡片。當(dāng)然,使用索引卡片時,最好能用計算機把關(guān)鍵

詞語打下來,然后貼到卡片上。電腦所打出的整潔漂亮的印刷體通常比手寫

體更容易辨認(rèn)。

在聚會講話中,臺下面臨的是好多文化層次不同的聽眾,他們難免會提出

這樣那樣的問題來,為了避免讓聽眾的提問牽著會議的鼻子走,令會議處于

被動地位而顯得狼狽不堪的尷尬境地。主辦方要事先預(yù)料會上可能出現(xiàn)的各

種難題,并找出每一道難題的對策。

聚會沒有正式會議這么正規(guī),是松散型的,是給廣大的與會者開的,人多

口雜,會議不可能做到人人叫好。只要主辦方盡了自己最大的努力,就足夠

了。但會議的成功與主持人的關(guān)系密切,因此,主辦方要選擇好主持人。讓

主持人在會前做好準(zhǔn)備工作。最好為主持人列出幾個最難以解決的問題。讓

主持人在開會以前,知道問題的答案。

般情況下,組織者和主持人都難以判斷出自己在會議中將要遇到的困

難,這時,組織者最好向主辦過這類聚會的人請教,通過他們提出的問題,

和主持人一道分析,從中總結(jié)經(jīng)驗,這樣可以了解聚會中可能會遇到的障礙

或反對意見,針對自己的領(lǐng)域可能遇到的困難做些準(zhǔn)備。充分的準(zhǔn)備可以讓

主持人臨場不亂.