聚會(huì)主持工作的要點(diǎn)

聚會(huì)主持的主要工作是落實(shí)議程、控制時(shí)間、掌握會(huì)場(chǎng)等三項(xiàng)工作。處理

這三項(xiàng)工作是否得力,是檢驗(yàn)一名會(huì)議主持人是否稱職的標(biāo)準(zhǔn)。

聚會(huì)主持人要做好落實(shí)議程的工作。議程,是聚會(huì)議程的簡(jiǎn)稱。它指

聚會(huì)具體進(jìn)行時(shí)所應(yīng)遵循的既定的先后順序。凡屬較為正式的集會(huì),其議

程大都在事先進(jìn)行過(guò)認(rèn)真的討論和擬定。聚會(huì)主持人作為會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)指揮

者和掌握者,要使既定的會(huì)議議程得以落實(shí),重點(diǎn)是要做好兩點(diǎn)

悉議程,要使議程得以落實(shí),主持人就必須熟悉議程。只有熟悉了會(huì)議議

程,才能在會(huì)議進(jìn)行時(shí)熟練地駕馭會(huì)議,并且沉著妥善地應(yīng)付一切難以想

象的突發(fā)性問(wèn)題。

般來(lái)說(shuō),聚會(huì)的議程和正式會(huì)議一樣,包括:主持人宣布正式開會(huì);

由專人作主旨報(bào)告;對(duì)主旨報(bào)告進(jìn)行分組討論,或者進(jìn)行大會(huì)發(fā)言、討論

進(jìn)行總結(jié),達(dá)成共識(shí),或者通過(guò)相應(yīng)的會(huì)議決議,宣布散會(huì)。較為正式的會(huì)

議議程都不外乎以上四點(diǎn),基本框架一般不會(huì)變動(dòng),但在具體環(huán)節(jié)上,卻是

可以隨機(jī)調(diào)整的。要做好這一點(diǎn),主持人就要靠經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)變能力行事。

落實(shí)議程的第二點(diǎn)是執(zhí)行議程。在一般情況下,聚會(huì)的主持人作為會(huì)議

的工作人員,不能隨意變更聚會(huì)的議程,尤其是其中的主要議程。不論遇到

了什么情況,主持者都必須想方設(shè)法履行自己的職責(zé),以確保聚會(huì)按照既定

方針進(jìn)行,兌現(xiàn)各項(xiàng)議程,完成預(yù)期的任務(wù)。執(zhí)行會(huì)議議程,是聚會(huì)主持人

的必盡的職責(zé)。主持人不能對(duì)聚會(huì)的議程進(jìn)行全面的調(diào)整,或是對(duì)其進(jìn)行增減。倘若遇到

了特殊的情況,比如,發(fā)言人缺席,發(fā)言時(shí)間不夠用,聽眾意見較大等,當(dāng)

主持人認(rèn)為確有必要對(duì)議程進(jìn)行臨時(shí)調(diào)整時(shí),最好及時(shí)征求聚會(huì)或主辦方的

意見,不到萬(wàn)不得已,不能自作主張,或擅自離席。這是聚會(huì)對(duì)于主持人的

要求

聚會(huì)主持人要做好控制會(huì)議時(shí)間的工作。一次聚會(huì)的成敗與時(shí)間的長(zhǎng)短

有很大意義,聚會(huì)何時(shí)舉行、舉行多久,都是需要聚會(huì)的組織者進(jìn)行認(rèn)真考

慮的。對(duì)主持者來(lái)說(shuō),控制會(huì)議時(shí)間是他在主持時(shí)要做的主要工作。

聚會(huì)主持與其他會(huì)議主持一樣,都要公開宣布起止時(shí)間。這一時(shí)間的確

定,是經(jīng)過(guò)組織者借鑒各種會(huì)議或是認(rèn)真考慮后才制訂的,全部與會(huì)者及會(huì)

議工作人員都要遵守。嚴(yán)守會(huì)議的起止時(shí)間,是會(huì)議主持人必須遵守,并且

切實(shí)把握的。

主持人不僅要遵守會(huì)議的起止時(shí)間,對(duì)與會(huì)者發(fā)言的具體時(shí)間也要有明

確的限制。從一定意義上講,限制發(fā)言時(shí)間是防止會(huì)議拖延時(shí)間的良方之

。在擬定會(huì)議議程時(shí),即應(yīng)對(duì)每位發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間有所限定,并一律通

知其本人。主持人在主持會(huì)議時(shí)在這方面要做的工作,一是在發(fā)言人發(fā)言之

前最好再次關(guān)照一下其限定的時(shí)間長(zhǎng)度,二是可用技術(shù)性手段,例如時(shí)間一

到,鈴響提示,在現(xiàn)場(chǎng)限制時(shí)間。但是,在主持聚會(huì)過(guò)程中,主持人限制發(fā)

言時(shí)間,不可手法粗暴,態(tài)度惡劣,不要當(dāng)眾口頭打斷他人的發(fā)言,令其難

于下臺(tái)。

聚會(huì)主持人要安排好休息時(shí)間。倘若聚會(huì)舉行時(shí)間較長(zhǎng),一般應(yīng)當(dāng)在其間

安排一定的休息時(shí)間,以供與會(huì)者略微休息,活動(dòng)手腳,處理私事。如果事

先未定會(huì)議要開多長(zhǎng)時(shí)間,而在舉行過(guò)程中已經(jīng)超過(guò)了1個(gè)小時(shí),并且尚末

告終,則主持人應(yīng)主動(dòng)建議進(jìn)行一次必要的會(huì)間休息。在進(jìn)行會(huì)間休息前,

須明確休息時(shí)間的具體長(zhǎng)度,以便與會(huì)者能夠準(zhǔn)時(shí)返回會(huì)場(chǎng)。這三點(diǎn)是很重

要的,稍有不慎,都會(huì)使會(huì)議的進(jìn)行受到不良影響。聚會(huì)主持人要做好掌握會(huì)場(chǎng)的工作。在集會(huì)進(jìn)行期間,主持人掌握會(huì)場(chǎng)

的能力大小,往往會(huì)影響到會(huì)議的成敗。在掌握會(huì)場(chǎng)時(shí),主持者最重要的是

要注意少講多看和調(diào)節(jié)氣氛。

聚會(huì)主持人要少講多看。主持人要明白自己的身份,清楚自己在聚會(huì)中

的主要任務(wù)是主持會(huì)議,而不是主要的報(bào)告人或發(fā)言人,一定要注意恪守本

分,不搶風(fēng)頭,尤其是不要在主持會(huì)議的過(guò)程中夸夸其談,離題萬(wàn)里。

會(huì)議主持不像娛樂(lè)性主持人那樣活潑,可以即興演說(shuō),夸夸其談。聚

會(huì)主持人所要做的,基本上是“照本宣科”,使既定的會(huì)議議程得以貫徹

因此,應(yīng)當(dāng)做到多看多聽,認(rèn)真觀察會(huì)議的進(jìn)行情況和現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者的情緒

與反應(yīng),以便防微杜漸,盡可能地不出問(wèn)題,少出問(wèn)題,并且及時(shí)地發(fā)現(xiàn)

問(wèn)題,解決問(wèn)題。聚會(huì)主持人要調(diào)節(jié)好會(huì)場(chǎng)氣氛。主持人在集會(huì)舉行時(shí)僅

僅多聽多看還是不夠的,必須變被動(dòng)為主動(dòng),采取必要的措施,把現(xiàn)場(chǎng)的

氣氛調(diào)節(jié)好。